info@aangetekende.email +32 (0)11 18 28 97

Document distributie

Eén gebruiksvriendelijk web platform voor al uw uitgaande correspondentie.
Verstuur uw documenten via diverse kanalen zonder interne IT ontwikkelingen of API integraties. Vraag een account aan en u bent vertrokken!

Basic

Voor incidentele verzenders

€ 0 maand

  • Elektronisch aangetekende zendingen
  • Hybride aangetekende zendingen
  • 3 gebruikers
  • 30 dagen archivering
    •
Maak een account aan

Pro

Voor bedrijven met frequente zendingen

€ 75 maand

  • Elektronisch aangetekende zendingen
  • Hybride aangetekende zendingen
  • Papieren post
  • E-mail
  • Beveiligde e-mail met SMS code
  • Verzenden via eBox*
  • Mass upload
  • Onbeperkt aantal gebruikers
  • Indeling van gebruikers in afdelingen
  • E-mails vanuit eigen domein en eigen logo
  • Enveloppen met eigen logo
  • Lange termijn archivering
  • Lagere prijs per bericht ten opzichte van BASIC
    •
Boek een demo

DOCCLE

Prijs op aanvraag
Beschikbaar als optie bij Basic, PRO of losstaand

  • Documenten verzenden via Doccle
  • Betaallink in Doccle
  • Betaallink QR code op documenten
  • Handtekening verzoek (e-signing met eID/itsme)
    •
Boek een demo

PEPPOL

Prijs op aanvraag
Beschikbaar als optie bij Basic, PRO of losstaand

  • Verzend e-invoices via UBL upload
  • Verzend e-invoices via handmatige input
  • Ontvang e-invoices
Boek een demo

* Verzenden via eBox enkel beschikbaar voor overheidsinstellingen.
De vermelde prijzen zijn excl. BTW en excl. berichtkosten. Klik op volgende link voor een overzicht van de berichtkosten: Download.

Aangetekende zendingen

Via onze eIDAS gekwalificeerde dienst kunnen Elektronisch Aangetekende Zendingen uitgewisseld worden tussen verzender en ontvanger zonder enige "papieren tussenkomst" en dit met dezelfde juridische waarde van een klassieke aangetekende zending op papier.

Naast elektronisch aangetekende bezorging biedt het DigiConnect platform u ook een hybride alternatief aan waarbij de verzender de aangetekende zending elektronisch opstelt en indient op het platform, waarna wij deze uitprinten, envelopperen, frankeren en aanbieden bij bpost ter verzending via klassieke aangetekende brief.

Hoe werkt een Elektronisch Aangetekende Zending?


01

Indienen bericht

U dient het bericht in met een onderwerp, bodytekst en/of één of meerdere PDF bijlagen.

02

Notificatie naar de geadresseerde

De geadresseerde krijgt een uitnodiging via e-mail en/of SMS om de aangetekende zending in elektronische vorm te aanvaarden en op te halen.

03

Ophalen elektronisch aangetekende zending

De geadresseerde identificeert zich met eID of itsme®. Na succesvolle identificatie kan het bericht gedownload worden.

04

Fallback-to-paper

Indien de geadresseerde na een aantal dagen (te bepalen door de verzender) de aangetekende zending nog niet elektronisch heeft opgehaald, dan wordt deze omgezet naar een hybride aangetekende zending waarbij ze wordt aangeboden bij bpost ter verzending via de klassieke aangetekende brief.



Documenten versturen via Doccle

Verstuur documenten zoals facturen en loonstroken via Doccle. Met meer dan 2,7 miljoen eindgebruikers is Doccle het grootste platform in België, waar eindgebruikers hun documenten van diverse afzenders veilig en op één centrale plek kunnen ontvangen en archiveren.

Voeg een betaallink toe bij digitale documenten of voeg een betaal QR code toe op papieren documenten voor een vlotte en snelle betaling.

Uniek aan ons platform is dat er geen technische ontwikkelingen of API integraties nodig zijn langs uw zijde om documenten via Doccle te versturen. DigiConnect voorziet een drag & drop functie waarmee u één of meerdere documenten kunt uploaden op DigiConnect en versturen via Doccle.

Bespaar op uw frankeerkosten

Verstuurt u regelmatig papieren post. Dan weet u dat de frankeerkosten jaar na jaar stijgen. Voor een prior zegel betaalt u met frankeermachine 2,02 EUR. Voor een non-prior zegel 1,18 EUR. Daarbij is een frankeermachine ook niet gratis. Als u met postzegels werkt is het nog duurder.

Dankzij het samenvoegen van grote volumes, sortering en het gebruik van het zogenaamde MailID kunnen wij aanzienlijk lagere posttarieven aanbieden. Enkele voorbeelden:

  • Voor een brief met één pagina recto/verso PRIOR betaalt u 0,99 EUR frankeerkost + 0,30 EUR (excl. BTW) materiaal- en handelingskost. In totaal 1,29 EUR = een besparing van 0,73 EUR.
  • Voor een brief met één pagina recto/verso NON-PRIOR betaalt u 0,74 EUR frankeerkost + 0,30 EUR (excl. BTW) materiaal- en handelingskost. In totaal 1,04 EUR = een besparing van 0,14 EUR.


Goedkoper niet? Daarnaast moet u zelf ook geen materiaal meer aankopen zoals papier of (bedrukte) enveloppes, wat nog een verdere besparing met zich meebrengt. Én u hoeft zelf het werk niet meer te doen. Gedaan met printen, enveloppen plooien en naar de post brengen. Gewoon uw brieven uploaden en klaar. Waarom nog wachten?

Via onze elektronisch aangetekende zending kunt u daarenboven ook aanzienlijk besparen op de kosten van uw aangetekende zendingen.

e-invoicing via PEPPOL

De Belgische overheid heeft het voornemen aangekondigd om vanaf juli 2024 gefaseerd verplichte e-facturatie in te voeren in een B2B context. Voor facturatie naar de overheid is het vandaag al verplicht. Wees voorbereid en wacht echter niet tot 2024 en begin vandaag met het versturen en ontvangen van e-facturen via PEPPOL.


Wat is PEPPOL?

Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van documenten in gestructureerd elektronisch formaat via een beveiligd netwerk. Om documenten uit te wisselen moeten verzenders en ontvangers aangesloten zijn bij een Peppol Access Point, zoals DigiConnect. Vervolgens kunnen berichten uitgewisseld worden met andere ondernemingen die op eender welk Access Point aangesloten zijn. Ondernemingen op het Peppol netwerk krijgen een uniek identificatienummer waarmee men elkaar kan terugvinden via een centraal adresboek. Vergelijk het met een netwerk voor mobiele telefonie. Als je geabonneerd bent bij Orange krijg je een uniek GSM nummer en kun je bellen naar iedereen die aangesloten is bij eender welke provider. Niet enkel naar Orange, maar ook naar anderen die een abonnement hebben bij Proximus, BASE,...







Gestructureerd formaat

Berichten uitgewisseld via Peppol moeten voldoen aan bepaalde standaarden, waarbij gebruik gemaakt wordt van UBL. Om te verzenden moet u dus een factuur in UBL formaat kunnen aanmaken. De meeste boekhoudpakketten kunnen facturen exporteren naar UBL/XML formaat waarna u ze vervolgens in mass kunt uploaden op DigiConnect. Heeft u echter (nog) geen boekhoudpakket die facturen in UBL formaat kan aanmaken. Geen probleem. Via DigiConnect kunt u aan de hand van eenvoudige invoervelden op het scherm een factuur aanmaken die vervolgens opgemaakt wordt in UBL formaat en verstuurd wordt via Peppol.

e-facturen ontvangen

De e-facturen die via Peppol naar uw onderneming verstuurd worden, kunt u raadplegen en downloaden op DigiConnect of exporteren naar uw boekhoud- of ERP-pakket. UBL is echter een technisch formaat dat leesbaar is voor een computer, maar niet vlot leest voor mensen. Daarom maakt DigiConnect voor elk ontvangen UBL bestand een "Human Readable PDF" versie aan. De UBL factuur kunt u vervolgens gebruiken om de factuur automatisch in uw boekhoudpakket te boeken en de Human Readable PDF kunt u gebruiken tijdens het goedkeuringsproces. Of indien u (nog) geen boekhoudpakket heeft dat UBL facturen automatisch kan inlezen, dan kunt u de Human Readable PDF gebruiken om de factuur handmatig in te boeken. U kunt dan in ieder geval e-facturen ontvangen via Peppol en zo voldoen aan de aankomende verplichtingen.


24/7 van achter uw PC, laptop of mobiel toestel, dus ook buiten kantooruren

Geen gedoe met printers, papier, enveloppen en postzegels

Tijdswinst doordat u zich niet meer hoeft te verplaatsen

Eenvoudig in gebruik en goedkoop

Milieuvriendelijk


Onze klanten

Hieronder vindt u enkele van onze klanten die gebruik maken van onze dienst voor aangetekende zendingen.



Inkomende postverwerking

Via deze dienst kunt u uw inkomende post door ons laten digitaliseren.

Scannen en digitaliseren van uw inkomende facturen en overige post

U zorgt ervoor dat uw post doorgestuurd wordt naar onze locatie, bijvoorbeeld via de doorzenddienst van bpost. In eerste instantie doen wij het voorbereidend werk waarbij we de post uit de enveloppen halen, eventueel nietjes verwijderen, enz... Vervolgens delen wij uw post op tussen scanbare en niet scanbare post. Niet scanbare poststukken zijn alle poststukken die niet losbladig zijn of niet losbladig te maken zijn waaronder reclamebladen- en drukwerk, of een formaat groter dan A3 hebben. De scanbare post wordt vervolgens gescand. Hiervoor maken we gebruik van hoog kwalitatieve apparatuur. Aan elk gescand document wordt er een digitale zegel en timestamp toegevoegd. Dit geeft de garantie dat er gedurende de volledige bewaartermijn geen onopgemerkte wijzigingen aan het document kunnen plaatsvinden. Vervolgens zorgen wij ervoor dat uw post digitaal wordt aangeleverd. Dit kan op een beveiligde sFTP locatie, of via een API waarbij de digitale post rechtstreeks in uw document management systeem of digitaal archief terecht komt. Indien u gebruik maakt van het DigiConnect platform, dan kunnen de documenten daar klaargezet worden voor verdere verwerking in de inkomende postverwerking module (zie verder).




Retour zenden gescande en niet scanbare documenten

In overleg met u bepalen we wat er met de fysieke gescande post en niet-scanbare post moet gebeuren. Wij kunnen deze vernietigen, archiveren of aan u retour zenden. In het laatste geval maken we afspraken met u om de hoeveel tijd de post aan u teruggestuurd dient te worden. Indien we de post voor u archiveren, bewaren we deze in een beveiligde omgeving. Indien documenten worden vernietigd, worden deze vernietigd cf. de procedure voor vertrouwelijk papier.


Inkomende factuur- en postverwerking module

De digitale postkamer module van DigiConnect laat u toe inkomende post die door ons digitaal beschikbaar is gesteld (zie bovenstaand), of die u zelf gescand of geüpload heeft, te indexeren en te routeren doorheen de organisatie. De personen aan wie de post toebedeeld is, kunnen de poststukken vervolgens in hun persoonlijke postbus op het DigiConnect platform raadplegen.

1. Indexering
In dit onderdeel voorziet u de documenten van metadata (bijv. document type, document datum, afzender, …), handmatig of automatisch met behulp van OCR. Vervolgens wijst u de documenten toe aan een afdeling. De documenttypen, metadata per documenttype, afdelingen en de gebruikers per afdeling kunt u zelf en eenvoudig beheren.

2. Documenten raadplegen / Export naar ERP- of boekhoudpakket
De personen aan wie de post toebedeeld is, kunnen de poststukken raadplegen in hun persoonlijke postbus op het DigiConnect platform. Indien een document bijv. aan een afdeling toegewezen is waar drie gebruikers aan gekoppeld zijn, zien deze drie gebruikers het document in hun persoonlijke postbus. In de postbus wordt aangegeven of een document al gelezen is of niet en kunt u documenten filteren op documenttype/metadata en documenten zoeken op basis van metadata. U kunt er ook voor opteren de geïndexeerde documenten, zoals bijv. facturen te exporteren naar uw ERP- of boekhoudpakket voor verdere verwerking.



Maak uw account aan

Na doorlopen van de onboarding procedure kunt u onmiddellijk aan de slag.

Registreer nu

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is de rechtsgeldigheid van een elektronisch aangetekende zending?
Elektronisch aangetekende zendingen die uitgewisseld worden via onze dienst Aangetekende.email™ hebben dezelfde juridische waarde als een aangetekende zending op papier, doordat onze dienst eIDAS gekwalificeerd is.

Elektronisch aangetekende zendingen via een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging hebben niet alleen een rechtsgeldig effect, maar genieten ook het vermoeden van de integriteit van de gegevens, het verzenden van die gegevens door de geïdentificeerde verzender, de ontvangst ervan door de geïdentificeerde ontvanger en de juistheid van de datum en tijd van verzending en ontvangst zoals aangegeven door de gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging.

Elektronisch aangetekende zendingen via een niet-gekwalificeerde dienst daarentegen genieten niet hetzelfde vermoeden van integriteit en authenticiteit en deze zullen samen met het feit of het bericht al dan niet verzonden/ontvangen werd in geval van betwisting bewezen moeten worden voor de rechtbank.

Verwijzingen: certificaat van conformiteit, algemene voorwaarden, privacy statement, nationale vertrouwenslijst, eIDAS verordening

Moet degene naar wie ik een aangetekende e-mail wil verzenden ook geregistreerd zijn?
Nee, de geadresseerde hoeft niet geregistreerd te zijn op onze dienst. De wetgeving bepaalt echter dat een geadresseerde niet gedwongen kan worden om een aangetekende zending in elektronische vorm te aanvaarden. Vandaar dat er een fallback op papier is wanneer de aangetekende zending niet in elektronische vorm opgehaald wordt. De procedure die gevolgd wordt staat toegelicht in rubriek "Hoe werkt een Elektronisch Aangetekende Zending?" hierboven.

Zijn jullie diensten ook beschikbaar voor particulieren?
De dienst voor het versturen van elektronisch aangetekende zendingen en hybride aangetekende zendingen is beschikbaar voor particulieren. De overige verzendwijzen zoals papieren post, Doccle, PEPPOL is alleen beschikbaar voor bedrijven. Inkomende postverwerking is ook alleen beschikbaar voor bedrijven.

Wij wensen een integratie via API op te zetten met een bestaand boekhoud- of ERP-pakket. Is dat mogelijk?
Ja, dit is mogelijk. Gelieve ons hiervoor te contacteren.
Dit om na te gaan hoe deze integratie het best opgezet kan worden afhankelijk van uw situatie.

In de media

De Tijd  -   Het Nieuwsblad  -   Het Belang van Limburg  -   Het Laatste Nieuws   -   VRT Nieuws  -   De Morgen  -   De Standaard  -   Ondernemingsdatabank  -   Trends MoneyTalk

Contacteer Ons


Office picture


Connect Solutions bv
Simpernelstraat 9E
B-3511 Hasselt

Voor verkoop:
+32 (0)11 18 28 97
info@aangetekende.email

Voor support en technische vragen:
support@aangetekende.email



DigiConnect is een product van Connect Solutions bv
© Connect Solutions bv
Repository - Privacy - Cookies - Algemene voorwaarden

Cookies

Wij maken gebruik van cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze website en webapplicaties en voor het bijhouden van uw taalkeuze. Klik hier voor meer informatie