Plateforme en ligne pour les envois recommandés

Service d’envoi recommandé électronique qualifié aux normes eIDAS

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À propos de DIGICONNECT

La plateforme DIGICONNECT est disponible tant pour les particuliers que pour les entreprises.

Le service Aangetekende.email™ qui fait partie de la plateforme DIGICONNECT, permet l’envoi de courriers recommandés électroniques, sans document papier, entre un expéditeur et un destinataire. Cet envoi a la même valeur légale que le recommandé traditionnel papier.

Outre les recommandés électroniques par le biais du service Aangetekende.email™, la plateforme DIGICONNECT propose également une alternative semi-électronique. Celle-ci permet à l’expéditeur de préparer et d’envoyer par voie électronique un courrier recommandé à l’aide de la plateforme ; nous nous chargeons ensuite de l’imprimer, de le mettre sous enveloppe, de l’affranchir et de le transmettre à bpost afin qu’il soit expédié en tant que courrier recommandé classique.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, vous gagnez du temps, car vous n’êtes plus obligé de vous déplacer pour déposer votre envoi recommandé. Vous pouvez envoyer votre courrier recommandé par voie électronique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, donc également en dehors des heures de bureau. Vous n’avez pas besoin d’imprimante, de papier ou d’enveloppes, et vous ne devez pas non plus consacrer votre temps à imprimer, mettre sous enveloppe et affranchir vos courriers.

Tout cela à des tarifs très compétitifs. Pour un envoi recommandé électronique, vous ne payez qu’une fraction d’un envoi recommandé papier. Pour un envoi recommandé semi-électronique, vous payez le tarif Non Prior pour un envoi Prior. Pour le matériel (papier, enveloppes, encre) et le traitement, nous demandons des frais minimes. Au total, cela vous reviendra moins cher compte tenu des économies réalisées sur les frais de timbre Prior, de papier, d’encre, d’enveloppes, d’usure de l’imprimante, de carburant pour vous déplacer et la perte de temps, autant de frais que vous n’aurez plus à supporter.

24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de votre PC, de votre ordinateur portable ou autre appareil portable, donc également en dehors des heures de bureau

Plus de souci d’imprimante, de papier, d’enveloppes et de timbres

Un gain de temps puisque vous ne devez plus vous déplacer

Facile d’usage et bon marché

Validité

Les envois recommandés électroniques, échangés par le biais du service Aangetekende.email™, ont la même valeur légale que les envois recommandés papier, car notre service respecte les normes eIDAS. Notre service est qualifié eIDAS.




Les envois recommandés électroniques par le biais d’un service d’envoi recommandé électronique qualifié sont non seulement juridiquement valables, mais ils bénéficient également d’une présomption quant à l’intégrité des données, l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié, leur réception par le destinataire identifié et l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service d’envoi recommandé électronique qualifié.

Les envois recommandés électroniques par le biais d’un service non qualifié, par contre, ne bénéficient pas de la même présomption quant à l’intégrité et l’authenticité des données, et celles-ci, ainsi que le fait que le message ait été envoyé/réceptionné ou non, devront être démontrés devant le juge, en cas de litige.

Références : certificat de conformité, conditions générales, déclaration de confidentialité, liste de confiance nationale, règlement eIDAS


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Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique ?

La législation stipule qu’un destinataire ne peut pas être contraint d’accepter un courrier recommandé électronique. Toutes les dispositions légales concernant l’envoi d’un recommandé s’appliquent uniquement si le destinataire a accepté de recevoir des envois recommandés par voie électronique. Compte tenu de ce qui précède, deux scénarios sont prévus sur la plateforme.



Le destinataire est également abonné au service Aangetekende.email™


Si le destinataire est abonné au service Aangetekende.email™, en acceptant les conditions générales, il accepte aussi de recevoir des envois recommandés sous forme électronique. Dans ce cas, vous pouvez envoyer votre courrier recommandé qui parviendra immédiatement sur le compte du destinataire. Vous avez la possibilité de télécharger une « preuve d’expédition » qui a valeur légale. Le destinataire dispose alors de 14 jours pour accuser réception de l’envoi. Dès qu’il accuse réception de l’envoi, vous pouvez également télécharger un « accusé de réception ». Si le destinataire ne réagit pas dans les 14 jours, il recevra un message indiquant que le statut est « expiré », mais vous aurez au moins une « preuve d’expédition » que vous pourrez, le cas échéant, utiliser en cas de litige.



Le destinataire N’est PAS abonné au service Aangetekende.email™


Dans ce cas, le destinataire n’a pas encore accepté de recevoir des envois recommandés sous forme électronique. La procédure se déroule comme suit :


Vous préparez votre message et l’introduisez sur la plateforme DIGICONNECT. Le message est placé dans un « dossier en attente ».

Le destinataire reçoit une invitation à accepter l’envoi recommandé sous forme électronique, à le récupérer (s’il s’agit d’un particulier) ou à s’abonner (s’il s’agit d’une entreprise).

Si le destinataire y donne suite, et par conséquent marque son accord concernant l’acceptation de l’envoi recommandé électronique, celui-ci sera immédiatement mis électroniquement à sa disposition par le biais du service Aangetekende.email™.

Si le destinataire ne réagit pas à l’invitation dans un délai de X jours, l’envoi est imprimé, mis sous enveloppe, affranchi et remis à bpost pour être expédié comme courrier recommandé classique. L’expéditeur détermine lui-même après combien de jours le recommandé doit être adressé sous format papier.


Vous pouvez également choisir d’expédier le courrier recommandé directement via bpost sans envoi au préalable au destinataire d’une invitation à récupérer le courrier recommandé sous forme électronique.

Attention : votre envoi a valeur légale uniquement à partir du moment où le destinataire a donné suite à l’invitation (voir étape 3) et que l’envoi recommandé a été mis à disposition par voie électronique (date de dépôt = date de mise à disposition par voie électronique de l’envoi recommandé par le biais du service Aangetekende.email™), ou que le courrier est remis à bpost (date de dépôt = date de dépôt du courrier à bpost pour envoi par recommandé classique).



Questions fréquentes (FAQ)

La personne à qui je souhaite envoyer un courrier électronique recommandé doit-elle également être abonnée ?
Voir l’explication sous la rubrique « Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique ? ».

La législation stipule qu’un destinataire ne peut pas être contraint d’accepter un envoi recommandé électronique. Toutes les dispositions légales concernant l’envoi d’un recommandé s’appliquent uniquement si le destinataire a accepté de recevoir des envois recommandés par voie électronique.

Selon que le destinataire est abonné ou non au service Aangetekende.email™, la procédure est différente, comme il est expliqué sous la rubrique « Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique ? ».

Comment fonctionne la procédure d’abonnement pour les entreprises ?
Une demande d’abonnement au service Aangetekende.email™ sur la plateforme DIGICONNECT peut être établie par un utilisateur du compte de l’entreprise. Lors de la procédure de demande, cette personne doit s’identifier avec son eID ou son compte itsme® ; elle pourra ensuite télécharger un formulaire d’approbation.

Ce formulaire d’approbation doit de préférence être signé électroniquement par un représentant légal de l’entreprise, mentionné dans la BCE, ou par une personne disposant du pouvoir de signature requis. Le formulaire d’approbation signé électroniquement, ainsi que les pièces justificatives du représentant légal (par exemple, un extrait de la BCE, le Moniteur belge), devront ensuite être transférés sur la plateforme. De cette manière, la demande est introduite. En cas d’impossibilité de signer par voie électronique, le formulaire peut être signé de manière manuscrite ; ce formulaire, ainsi que les pièces justificatives, seront envoyés par la poste à Connect Solutions.

Une fois la demande d’abonnement introduite, nous vérifions si la personne ayant signé le formulaire d’approbation dispose effectivement du pouvoir de signature requis au sein de l’entreprise. Dans l'affirmative, le compte est activé. Dans la négative, la demande est refusée. Dans les deux cas, vous serez averti par e-mail.

Comment se fait le paiement ?
Vous devez alimenter votre compte via Compte -> Paiement et facturation.
Cela se fait à l’aide d’un paiement en ligne avec Bancontact, Paypal, une carte de crédit ou d’autres modes de paiement.
Lors de l’envoi d’un courrier, le montant requis est imputé sur votre solde disponible.
Pour les expéditeurs de volumes plus importants, un plan de facturation peut être négocié et convenu. Pour plus d’informations, contactez-nous.

Je souhaite configurer via une API une intégration avec un logiciel de comptabilité ou ERP existant. Est-ce possible ?
Oui, c’est possible. Veuillez nous contacter à cet effet. Cela nous permettra d’examiner la manière de configurer cette intégration au mieux en fonction de votre situation.

Impression

Lors du développement de la plateforme DIGICONNECT et du service Aangetekende.email™, nous avons accordé une grande attention à la facilité d’utilisation. Vous trouverez ci-dessous quelques captures d’écran.

Nous proposons nos services à des prix très compétitifs



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