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Distribution de documents

Nous proposons des solutions pour votre correspondance sortante par e-mail, e-mail sécurisé, PEPPOL, courrier papier et envoi recommandé qualifié eIDAS.

Vous nous fournissez numériquement les documents que vous souhaitez envoyer via le portail web ou en masse via notre API, et nous nous assurons qu'ils sont livrés via le canal de votre choix.

En cas de livraison par e-mail, vous pouvez personnaliser la mise en page de l'e-mail avec votre propre logo et couleur de thème, ainsi que faire envoyer les e-mails depuis votre propre nom de domaine. Vous pouvez éventuellement sécuriser le message. Dans ce cas, le destinataire recevra un code à 6 chiffres par SMS, qui devra être saisi à l'écran avant que le document puisse être téléchargé. De cette façon, vous pouvez être sûr que le document ne peut être ouvert que par le destinataire prévu.

Pour la livraison sur papier, nous utilisons du matériel d'impression professionnel où vous pouvez également fournir l'enveloppe avec votre logo.

Nous avons également une solution de e-facturation via le réseau PEPPOL, car nous sommes reconnus comme point d'accès PEPPOL certifié.


Envoi recommandé

Via notre service qualifié eIDAS, les envois recommandés électroniques peuvent être échangés entre l'expéditeur et le destinataire sans aucune « intervention papier » et ceci avec la même valeur légale qu'un courrier recommandé papier traditionnel.

En plus de l'envoi recommandé électronique, la plateforme DigiConnect vous propose également une alternative hybride dans laquelle l'expéditeur prépare électroniquement l'envoi recommandé et le soumet sur la plateforme, après quoi nous l'imprimons, l'enveloppons, l'affranchissons et présentez-le à bpost pour expédition par lettre recommandée classique.

Quelle que soit les deux alternatives que vous utilisez, vous bénéficierez d'un gain de temps car vous n'avez plus à vous déplacer pour déposer un courrier recommandé. Vous pouvez soumettre votre courrier recommandé par voie électronique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, donc également en dehors des heures de bureau. Vous n'avez plus besoin d'une imprimante, de papier, d'enveloppes et pas de travail à dépenser pour l'impression, l'enveloppement et l'affranchissement.



Et tout cela à des tarifs compétitifs. Pour un envoi recommandé électronique, vous payez une fraction du courrier recommandé sur papier. Pour la version hybride, vous bénéficiez de tarifs préférentiels sur les frais de port. Nous demandons un petit montant pour le matériel (papier, enveloppes, encre) et la manutention. Dans l'ensemble, vous serez plus rentable compte tenu des économies sur les frais de port, le papier, l'encre, les enveloppes, l'usure de l'imprimante, le carburant de transport et le temps perdu que vous n'aurez plus.

Partenariat avec Doccle




Vous êtes une entreprise et souhaitez envoyer des envois recommandés via Doccle? Grâce à la collaboration entre Connect Solutions et Doccle, vous pouvez envoyer des envois recommandés via Doccle, la plus grande plateforme d'administration numérique de Belgique avec plus de deux millions d'abonnés. Cliquez ici pour plus d'informations.




Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique?


01

Soumettre le message

Vous soumettez le message avec un sujet, un corps de texte et/ou une ou plusieurs pièces jointes PDF.

02

Notification au destinataire

Le destinataire recevra une invitation par e-mail et/ou SMS à accepter et récupérer l'envoi recommandé sous forme électronique.

03

Récupérer l'envoi recommandé

Le destinataire s'identifie avec eID ou itsme®. Une fois l'identification réussie, le message peut être téléchargé.

04

Fallback-to-paper

Si, après un certain nombre de jours (à déterminer par l'expéditeur), le destinataire n'a pas encore récupéré l'envoi recommandé par voie électronique, il sera converti en envoi recommandé hybride où il est présenté à bpost pour l'envoi via lettre recommandée classique.




24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de votre PC ou autre appareil portable, donc également en dehors des heures de bureau

Plus de souci d’imprimante, de papier, d’enveloppes et de timbres

Un gain de temps puisque vous ne devez plus vous déplacer

Facile d’usage et bon marché

Écologique


Nos clients

Vous trouverez ci-dessous quelques clients qui utilisent notre service d'envoi recommandé.



Salle de courrier numérique

Vous pouvez faire numériser votre courrier entrant par nos soins via ce service.

Scannez et numérisez votre courrier

Vous vous assurez que votre courrier est transféré vers notre établissement, par exemple via le service de transfert de bpost. Dans un premier temps, nous effectuons le travail préparatoire dans lequel nous retirons le courrier des enveloppes, supprimons les agrafes, etc. Nous divisons ensuite votre courrier entre les courriers numérisables et non numérisables. Le courrier non numérisable est tout le courrier qui n'est pas en feuilles mobiles ou qui ne peut pas être coupé en feuilles mobiles, y compris les magazines publicitaires et les imprimés, ou dont la taille est supérieure à A3. Le courrier numérisable est ensuite scanné. Pour cela, nous utilisons des équipements de haute qualité. Un cachet électronique et un horodatage électronique sont ajoutés à chaque document numérisé. Cela garantit qu'aucune modification inaperçue ne pourra être apportée au document pendant toute la durée de conservation. Nous vous enverrons ensuite votre courrier par voie numérique. Cela peut être fait à un endroit sFTP sécurisé, ou via une API où le courrier numérique se termine directement dans votre système de gestion de documents ou dans vos archives numériques. Si vous utilisez la plateforme DigiConnect, les documents peuvent y être préparés pour un traitement ultérieur dans le module de traitement du courrier entrant (voir ci-dessous).




Renvoyer les documents numérisés et non numérisables

Nous déterminons avec vous ce qui doit être fait avec le courrier numérisé physique et le courrier non numérisable. Nous pouvons le détruire, l'archiver ou vous le renvoyer. Dans ce dernier cas, vous déterminez la fréquence à laquelle les documents seront renvoyés. Si nous archivons le courrier pour vous, nous le conservons dans un environnement sécurisé. Si les documents sont détruits, ils seront détruits selon la procédure du papier confidentiel.


Module de traitement du courrier entrant

Le module de salle de courrier numérique de DigiConnect vous permet d'indexer et de distribuer le courrier entrant que nous avons rendu disponible numériquement (voir ci-dessus), ou que vous avez scanné ou téléchargé vous-même, dans toute l'organisation. Les personnes auxquelles le courrier a été attribué peuvent consulter ensuite les envois dans leur boîte aux lettres personnelle sur la plateforme DigiConnect.

1. Indexation
Dans cette section, vous fournissez aux documents des métadonnées (par exemple, type de document, date du document, expéditeur,…), manuellement ou automatiquement à l'aide de OCR. Vous attribuez ensuite les documents à un service. Vous pouvez vous-même facilement gérer les types de documents, les métadonnées par type de document, les départements et les utilisateurs par département.

2. Consulter les documents / Exporter vers ERP ou progiciel comptable
Les personnes auxquelles le courrier a été attribué peuvent consulter les envois dans leur boîte aux lettres personnelle sur la plateforme DigiConnect. Par exemple, si un document est affecté à un service auquel trois utilisateurs sont liés, ces trois utilisateurs verront le document dans leur boîte aux lettres personnelle. La boîte aux lettres indique si un document a déjà été lu ou non et vous pouvez filtrer les documents par type de document/métadonnées et rechercher des documents en fonction des métadonnées. Vous pouvez également choisir d'exporter les documents indexés, tels que les factures, vers votre ERP ou votre progiciel de comptabilité pour un traitement ultérieur.



Créez votre compte

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Questions fréquentes (FAQ)

Quelle est la validité juridique d'un envoi recommandé électronique?
Les envois recommandés électroniques, échangés via notre service, ont la même valeur légale que les envois recommandés papier, car notre service est qualifié eIDAS.

Les envois recommandés électroniques via un service d’envoi recommandé électronique qualifié sont non seulement juridiquement valables, mais ils bénéficient également d’une présomption quant à l’intégrité des données, l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié, leur réception par le destinataire identifié et l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service d’envoi recommandé électronique qualifié.

Les envois recommandés électroniques via un service non qualifié, par contre, ne bénéficient pas de la même présomption quant à l’intégrité et l’authenticité des données, et celles-ci, ainsi que le fait que le message ait été envoyé/réceptionné ou non, devront être démontrés devant le juge, en cas de litige.

Références: certificat de conformité, conditions générales, déclaration de confidentialité, liste de confiance nationale, règlement eIDAS

La personne ou l'entreprise à qui je souhaite envoyer un envoi recommandé électronique, doit-elle également être enregistrée?
Non, le destinataire ne doit pas être enregistré sur notre service. La législation stipule qu’un destinataire ne peut pas être contraint d’accepter un envoi recommandé électronique. Toutes les dispositions légales concernant l’envoi d’un recommandé s’appliquent uniquement si le destinataire a accepté de recevoir des envois recommandés par voie électronique.

Compte tenu de ce qui précède, deux scénarios sont prévus sur la plateforme:

La procédure suivie pour un destinataire qui n'est pas enregistré en tant que destinataire sur notre service, est expliquée dans la section "Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique?" ci-dessus.

Si le destinataire est enregistré comme destinataire sur notre service, en acceptant les conditions générales, il accepte aussi de recevoir des envois recommandés sous forme électronique. Dans ce cas, vous pouvez envoyer votre courrier recommandé qui parviendra immédiatement sur le compte du destinataire. Vous avez la possibilité de télécharger une « preuve d’expédition » qui a valeur légale. Le destinataire dispose alors de 14 jours pour accuser réception de l’envoi. Dès qu’il accuse réception de l’envoi, vous pouvez également télécharger un « accusé de réception ». Si le destinataire ne réagit pas dans les 14 jours, il recevra un message indiquant que le statut est « expiré », mais vous aurez au moins une « preuve d’expédition » que vous pourrez, le cas échéant, utiliser en cas de litige.

Vos services sont-ils également accessibles aux particuliers?
Le service d'envoi de courrier recommandé électronique, de courrier recommandé hybride, de courrier sortant régulier et d'e-mail (sécurisé) est disponible pour les particuliers et les entreprises.

Le service de scannage du courrier entrant en tant que service d'externalisation n'est disponible que pour les entreprises. En tant que particulier, vous pouvez utiliser le module de traitement du courrier entrant sur la plateforme où vous pouvez scanner ou télécharger, indexer et archiver vous-même votre courrier entrant.

Nous souhaitons utiliser votre service de scannage des courriers entrants. Comment pouvons-nous vous faire parvenir notre courrier?
Nous vous demandons de nous contacter. Nous passerons ensuite ensemble avec vous par les étapes nécessaires pour lancer le processus avec vous.

Combien ça coûte?
Vous pouvez télécharger notre liste de prix standard via le lien suivant: Télécharger la liste de prix.
Des réductions s'appliquent en cas de grandkos volumes. Dans ce cas, veuillez nous contacter pour une offre sur mesure.

Comment se fait le paiement?
Lors de la création du compte et du paiement des frais d'activation uniques, vous donnez mandat de collecter périodiquement l'utilisation réelle via le prélèvement SEPA. Pour les entreprises, le paiement peut également être effectué par virement bancaire (sur demande).

Nous souhaitons configurer via une API une intégration avec un logiciel de comptabilité ou ERP existant. Est-ce possible?
Oui, c’est possible. Veuillez nous contacter à cet effet. Cela nous permettra d’examiner la manière de configurer cette intégration au mieux en fonction de votre situation.

Dans les médias

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